Mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb steht sie jetzt der öffentlichen Ausschreibung gleichberechtigt gegenüber. Die Auftraggeber wählen innerhalb der Wertgrenzen frei zwischen beiden Verfahren.
Unterhalb der festgelegten EU-Schwellenwerte entspricht die beschränkte Ausschreibung weitgehend dem in der Europäischen Union geltenden nicht offenen Verfahren. Zur Anwendung kommt sie unter bestimmten Voraussetzungen auch ohne den vorherigen Teilnahmewettbewerb.
Das Verfahren bei einer beschränkten Ausschreibung
Die beschränkte Ausschreibung gehört zu den in § 3 VOB, Teil A geregelten Arten zur Vergabe von Bauleistungen unterhalb der EU-Schwellenwerte. Wie die Bezeichnung „beschränkt“ ausdrückt, fordert der Auftraggeber bei dieser Verfahrensart eine begrenzte Zahl von Unternehmen zur Angebotsabgabe auf. Um dennoch einen Wettbewerb zu gewährleisten, bezieht er mindestens drei Bieter ein. Regelmäßig ruft er dazu vorab des eigentlichen Verfahrens öffentlich auf, einen Teilnahmeantrag zu stellen. Potenzielle Auftragnehmer weisen dabei ihre Eignung nach und nehmen gegebenenfalls zu Ausschlussgründen Stellung. Auf diesen vorgeschalteten Teilnahmewettbewerb kann der Auftraggeber lediglich unter speziellen Bedingungen verzichten.
Voraussetzungen für die beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb
Wann die jeweiligen Verfahren zur Auftragsvergabe zulässig sind, regelt § 3a VOB/A. Die Bestimmungen erlauben bei der beschränkten Ausschreibung einen Verzicht auf den Teilnahmewettbewerb bis zu Auftragswerten von
- 50.000 Euro beim Landschaftsbau und der Straßenausstattung sowie bei Ausbaugewerken (ohne Energie- und Gebäudetechnik),
- 150.000 Euro für den Ingenieur-, Tief- und Verkehrswegebau und
- 100.000 Euro für alle anderen Gewerke.
Darüber hinaus gilt für Bauleistungen zu Wohnzwecken eine Wertgrenze von 1.000.000 Euro. Alle genannten Schwellenwerte verstehen sich ohne Umsatzsteuer. Aus den Ausführungsbestimmungen der Landeshaushaltsordnungen ergeben sich weitere Besonderheiten. Hier legen die Bundesländer für vereinfachte Ausschreibungen auf Landes- und kommunaler Ebene von der VOB abweichende Wertgrenzen fest.
Der Teilnahmewettbewerb kann bei einem erneuten Verfahren unterbleiben, wenn er bei einer vorher erfolgten öffentlichen oder beschränkten Ausschreibung keinen Erfolg brachte.
Als weitere Gründe für den möglichen Verzicht führt die VOB eine Dringlichkeit des Projekts oder besondere Anforderungen an die Geheimhaltung an.
Auf europäischer Ebene besteht kein mit der beschränkten Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb vergleichbares Verfahren.
Erleichterte Eignungsprüfung bei der beschränkten Ausschreibung
Im Zuge der beschränkten Ausschreibung prüft der Auftraggeber zunächst die Eignung der Bieter, gegebenenfalls auf Grundlage des Teilnahmewettbewerbs. Soweit es die Art und der Umfang des Auftrags zulassen, kann er dabei bis zur Wertgrenze von 10.000 Euro auf einzelne Angaben verzichten. Steuern und die Beiträge zu Sozialabgaben gehören allerdings nicht dazu. Bauunternehmen erleichtern sich die Bewerbung oder Angebotsabgabe durch eine auftragsunabhängige Präqualifikation. Sie erfolgt beim „Verein für die Präqualifikation von Bauunternehmen e. V.“ durch eine vorab durchgeführte Prüfung der Eignungsnachweise. Für den Teilnahmewettbewerb genügen zunächst Eigenerklärungen der beteiligten Unternehmen. Nachweise legen anschließend nur die ausgewählten Bieter vor.
Auswahl der Bieter für eine beschränkte Ausschreibung
Eine beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb setzt entsprechende Kenntnisse über in Betracht kommende Bieter voraus. Häufig greifen die Vergabestellen auf ihnen bekannte Unternehmen zurück. Von gegenseitigem Vertrauen geprägter Kontakt zu den potenziellen Auftraggebern zahlt sich dabei mitunter aus. Liegen keine ausreichenden Informationen vor, nutzen diese neben einem Teilnahmewettbewerb, auch kommunale oder andere Bieterverzeichnisse. Darin stellen sich Firmen mit ihrem Profil, dem Portfolio an Leistungen und vorhandenen Zertifikaten vor. Zu den bekannten Quellen gehört der Deutsche Auftragsdienst (DTAD). Größeren Aufwand für Unternehmen erfordert der Eintrag in die Präqualifizierungsdatenbanken für Aufträge zu Bauleistungen („PQ-Bau“) beziehungsweise Lieferungen und Leistungen („PQ-VOL“).
Vergabestelle legt Form der Angebotsabgabe fest
Seit Ende der Übergangsfrist für schriftlich abgefasste Angebote im Jahr 2018 bestimmt der Auftraggeber bei beschränkten Ausschreibungen die einzureichende Form. Gemäß VOB/A § 13 Abs. 1 wählt er bei elektronisch übermittelten Angeboten, zwischen zwei Arten zur Unterzeichnung. Bei der sogenannten fortgeschrittenen elektronischen Signatur erhält er von der Vergabestelle die passende Software und einen Signaturschlüssel zur einmaligen Nutzung. Für die qualifizierte elektronische Signatur benötigt der Bieter eine Signaturkarte mit Lesegerät und ebenfalls eine geeignete Software. Die Bundesnetzagentur als zuständige Aufsichtsstelle informiert auf Ihrer Seite über entsprechende Anbieter und weitere Details.
Grundsätzlich lässt die VOB/A eine Abgabe mehrerer Hauptangebote, die für sich allein zuschlagsfähig sind, zu. Diese Bestimmung kann der Auftraggeber mit Bekanntmachung jedoch einschränken. Eine Veränderung der Angebote auf dem Verhandlungswege nach Ende der Angebotsfrist schließen die Vorgaben für eine beschränkte Ausschreibung aus.
Bekanntgabe der Zuschlagskriterien durch die Auftraggeber
Mittlerweile besteht eine Verpflichtung, die Zuschlagskriterien und deren Gewichtung bei der beschränkten Ausschreibung anzugeben. Zu den gängigen Gesichtspunkten zählen beispielsweise die Umsetzung vergleichbarer Referenzprojekte oder der Umsatz der jeweiligen Anbieter. Natürlich spielt bei den Auftraggebern der Preis eine wesentliche Rolle für den Zuschlag. Als weitere Aspekte führen sie Qualitätsmerkmale, Lieferfristen, Ausführungszeiträume, Folgekosten, Rentabilität und gegebenenfalls die Ästhetik an. Die Vergabestelle berücksichtigt bei ihrer Entscheidung alle relevanten Kriterien.
Abgrenzung zur öffentlichen Ausschreibung und freihändigen Vergabe
Unterhalb der EU-Schwellenwerte wählt der Auftraggeber frei zwischen der öffentlichen Ausschreibung und der beschränkten Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb. Für beide Verfahren gelten während der Angebotsphase die gleichen Regeln.
Bis zur in den Zulässigkeitsvoraussetzungen der VOB/A § 3a festgelegten Obergrenze von 10.000 Euro ohne Umsatzsteuer gibt es die Möglichkeit der freihändigen Vergabe. Dabei sind für die einzelnen Bundesländer beziehungsweise deren Kommunen festgelegte Wertgrenzen sowie die jeweiligen Besonderheiten zu beachten. Ein solches Verfahren erlauben darüber hinaus weitere Gründe, die öffentliche oder beschränkte Ausschreibungen unzweckmäßig erscheinen lassen. Darunter fallen beispielsweise
- die Notwendigkeit, aufgrund spezieller Erfahrungen, Kenntnisse oder vorhandener Patente gezielt ein bestimmtes Unternehmen zu beauftragen,
- eine hohe Dringlichkeit oder das Bedürfnis zur Geheimhaltung,
- die Schwierigkeit, eine Leistung vor der Vergabe ausreichend eindeutig und umfassend zu definieren, um bei einer Ausschreibung vergleichbare Angebote zu erhalten sowie
- das Vermeiden eines erneuten Misserfolgs nach der Aufhebung einer beschränkten oder öffentlichen Ausschreibung.
Für eine freihändige Vergabe beim Wohnungsbau liegt der Schwellenwert bei 100.000 Euro. Bis zu dieser Wertgrenze erlaubt die VOB auf eine öffentliche oder beschränkte Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb zu verzichten.
Eine Sonderform der freihändigen Vergabe stellt der Direktauftrag dar. Unter Berücksichtigung der Auflagen zu Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit gilt hier eine Obergrenze von 3.000 Euro für alle Bereiche.
Die Vorzüge einer beschränkten Ausschreibung
Bei beschränkten Ausschreibungen orientieren sich die Vergabestellen deutlich stärker an den vom Unternehmen geforderten spezifischen Qualifikationen. Sie verschaffen sich schneller den notwendigen Überblick und konzentrieren sich auf die Leistungen potenzieller Bieter. Das begrenzt ihren Aufwand sowie mögliche Risiken spürbar und forciert die Umsetzung eilbedürftiger Projekte. Insbesondere regional bekannten Firmen mit einer positiven Reputation eröffnen sich bei einer beschränkten Ausschreibung bessere Chancen. Wenn kommunale Auftraggeber direkt zur Angebotsabgabe auffordern, drohen regelmäßig weniger ausschließlich über den günstigen Preis konkurrierende Mitbewerber. Fachliches Know-how und die Kenntnis der Rahmenbedingungen oder lokaler Infrastruktur kommen häufiger zum Tragen. Nicht selten ersparen sich Unternehmen außerdem die erheblichen Kosten für die Teilnahme an einer öffentlichen Ausschreibung. Dennoch gebietet es die Verantwortung der Vergabestellen, das Verfahren der beschränkten Ausschreibung transparent zu gestalten und für einen fairen Wettbewerb zu sorgen.
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